Tanggung Jawab Supervisor : JOINT VISIT

Salah satu tanggung jawab Supervisor atau Area Manager adalah meningkatkan produktivitas bawahan yang dalam hal ini Detailer / Medical Representative. Tanggung jawab ini dapat direalisasikan dengan melakukan Joint Visit.   Jadi joint visit merupakan salah satu kegiatan utama dari seorang Supervisor / Area Manager. Kegiatan ini harus dilaksanakan seefektif mungkin guna meningkatkan kemauan (motivasi) dan kemampuan ( skill & knowledge) dari  Detailer / Medical Representative sehingga terjadi peningkatan produktivitas kerja. Marilah kita tinjau apa yang harus dilakukan agar joint visit  ini lebih efektif.

OBJECTIVE / SASARAN DARI JOINT VISIT:

Ada 4 macam sasaran dari joint visit, yaitu:

• Identifikasi Kekuatan  & Kelemahan  ketrampilan Detailer / Medical Representative agar dapat meningkatkan kekuatannya dan mengurangi kelemahannya sehingga dapat  meningkatkan prestasi kerja. Joint Visit dengan tujuan identifikasi Kekuatan dan Kelemahan  ini disebut sebagai On The Job Coaching (OTJC) atau singkatnya adalah  Coaching
• Membantu menyelesaikan masalah dengan pelanggan  yang tidak dapat diselesaikan oleh Detailer / Medical Representative
• Melihat peluang pasar  yang belum diketahui oleh Detailer / Medical Representative
• Antisipasi masalah yang mungkin timbul

MEMILIH MEDICAL REPRESENTATIVE YANG AKAN DIMINTA JOINT VISIT  :

Mengingat waktu Area Manager sangat terbatas maka harus menentukan prioritas siapa yang akan diminta joint visit dan juga disiapkan skedule joint visit. Didalam menentukan prioritas pilihan Detailer / Medical Representative, ada dua kriteria yang harus dipertimbangkan , yaitu:

1. Ketrampilan atau Kinerja yang  saat ini ( sebelum coaching ) ditampilkan oleh yang bersangkutan atau Profil Kemampuan seseorang yang dapat Kita singkat dengan PKP. PKP seseorang bisa tinggi, menengah dan rendah.
2. Tingkat penerimaan, motivasi dan response yang bersangkutan  terhadap coaching yang kita sebut Profil Kemauan atau disingkat PKM. PKM seseorang bisa tinggi, menengah dan rendah. 

Dari dua kriteria tersebut kita dapat menentukan profil PKP dan PKM seseorang yang pada prinsipnya ada 9 (Sembilan) profil, yaitu:

1. PKP tinggi & PKM tinggi – orang ini cukup kita berikan tambahan tanggung jawab/ delegasi
2. PKP tinggi & PKM menengah – orang ini juga kita motivasikan
3. PKP tinggi & PKM rendah  - orang ini bisa berprestasi tapi tidak mau berprestasi, sehingga perlu kita lakukan counseling
4. PKP menengah & PKM tinggi – ini orang yang prioritasnya tinggi untuk diberikan coaching, karena begitu mendapat coaching akan berprestasi
5. PKP menengah & PKM menengah - orang ini masih bisa kita coaching walaupun hasilnya akan lama
6. PKP menengah dan PKM rendah – orang ini percuma kalau kita coaching, karean akan banyak buang waktu dan selalu melawan dan kurang responsive 
7. PKP rendah & PKM tinggi – orang ini boleh kita coach , biasanya ini adalah orang yang baru bekerja
8. PKP rendah & PKM menengah – orang ini sebaiknya tidak diberikan coaching karena kurang responsive
9. PKP rendah & PKM rendah – orang ini sebaiknya tidak diberikan coaching, tapi dilakukan evaluasi prestasi

TENOR JOINT VISIT 

Dalam melakukan coaching dan joint visit disarankan minimal dua hari secara berturut turut agar kita mempunyai kesempatan menilai  kekuatan dan kelemahannya untuk kemudian dilakukan perbaikan ketrampilan. Coaching dan joint visit yang hanya dilakukan dalam  satu hari bergantian pada setiap Detailer / Medical Representative kurang memberikan hasil berarti.

YANG HARUS DISIAPKAN SEBELUM JOINT VISIT

Buku atau kertas untuk mencatat evaluasi  dan usahakan sudah ada point apa saja yang akan Anda evaluasi pada akhir kunjungan, seperti:

• Apakah kunjungan berhasil? Sebutkan ‘buying signal’ yang mendukung pernyataan tersebut
• Bagaimana ‘Opening’ nya? Lengkap-kah, akrab-kah, halus-kah, apakah dapat membina hubungan keakraban
• Bagaimana ‘Probing’ ? apakah bisa mendapatkan ‘need’ pelanggan
• Bagaimana ‘Presenting’ nya, cara menyampaikan benefit sesuai ‘need ‘ pelanggan.
• Bagaimana penggunaan materi promosi/ brochure/ leaflets dan penggunaan data pendukung/ referensi?
• Kalau ada ‘Objections’/ ‘ Keberatan’ / ‘Kendala’  bagaimana hal ini diatasi
• Apakah telah melakukan ‘Closing’ sesuai dengan sasaran yang diharapkan?

Sebelum kunjungan tanyakan apakah Detailer / Medical Representative tersebut mempunyai Rencana Kunjungan yang mencantumkan :

• Sasaran kunjungan yang memenuhi persyaratan SMART dan indikator apa yang akan dipakai untuk mengetahui apakah sasaran tersebut dapat dicapai
• Strategi kunjungan, benefit apa saja yang akan disampaikan, kompetitor apa yang akan digusur dan bagaimana caranya
• Bagaimana strategi kunjungan: openingnya, presentingnya dan closingnya
• Apakah Detailer / Medical Representative ingat hasil kunjungan terakhir, misalnya ada keberatan atau ada permintaan dan lain-lain.
• Rencana Kunjungan ini tidak harus tertulis, tapi minimum ada dalam pikiran 
• Merencanakan coaching berantai agar setiap kunjungan dimanfaatkan untuk memperbaiki kunjungan berikutnya
• Merencanakan summary coaching yang merupakan ringkasan fari semua kunjungan dan  dengan merencanakan waktu dan tempat coaching pada akhir kunjungan.

YANG DILAKUKAN PADA SAAT JOINT VISIT

Pada saat menunggu diruang praktek/ ruang pelanggan, amati jumlah dan kelas ekonomi pasien atau pelanggan, trend pasien dapat ditanyakan pada perawat / penjaga. Latih Detailer / Medical Representative agar peka dengan lingkungan. Selain itu Anda bisa menanyakan pengetahuan Detailer / Medical Representative akan usernya, rencana apa yang akan dilakukan saat detailing.

Biarkan Detailer / Medical Representative melakukan proses menjual/detailing, sedangkan Anda melakukan observasi / pengamatan. Usahakan tidak  menyelak pembicaraan. Anda diperbolehkan menyelak apabila Detailer / Medical Representative membuat kesalahan dalam pembicaraan yang bisa mengganggu hubungan baik dengan pelanggan atau mengganggu citra perusahaan.

Saat mengamati perhatikan dan ingat baik-baik tiap langkah menjual/detailing (opening, probing, presenting , closing dan pemakaian detail aid) dan bandingkan dengan apa yang direncanakan sebelumnya. Perhatikan kemampuan menggunakan Product Knowledge dalam menjual dan mengatasi hambatan. Bila Detailer / Medical Representative mempunyai masalah dengan pelanggan/dokter, maka kehadiran Anda harus dapat membantu menyelesaikan masalah tersebut.

What Next

Segera setelah selesai proses penjualan/detailing pada tiap pelanggan, lakukan evaluasi dan coaching. Coaching ini disebut coaching berantai, karena dilakukan berkali-kali pada akhir tiap kunjungan. Dengan coaching ini diharapkan pada tiap kunjungan berikutnya terjadi perbaikan dalam proses menjual/detailing.

Setelah semua kunjungan diselesaikan, Anda melakukan coaching akhir sebagai summary / kesimpulan pada seluruh kunjungan. Akhirnya Anda menyiapkan Rencana Perbaikan , rangkaian tindakan yang harus dijalankan Detailer / Medical Representative untuk memperbaiki diri   yang harus Anda tindak lanjuti pada joint visit selanjutnya.

Rencana Perbaikan  ini mencakup aspek ability (skill, knowledge, kemampuan) yang dikorekasi dengan coaching dan aspek attitude (sikap, non-skill) yang dikoreksi dengan counseling. Dan terakhir adalah tentukan kapan Anda akan melakukan evaluasi lanjutan / tindak lanjut.

Source:

mr-indonesia.blogspot.com