"...Ssst Ada Upin dan Ipin...."

Beberapa waktu lalu ada istilah baru yang cukup populer di salah satu unit marketing di salah satu perusahaan farmasi. Istilah yang beredar adalah : " lagi ada tamu.. Si Upin dan Ipin...".  Sebuah nama yang cukup populer dikalangan anak-anak pemirsa film kartun di sebuah chanel televisi nasional.

Saya cukup tertarik mendengarnya dan mulai penasaran dengan nama tersebut. Sambil bekerja saya mulai mencari tahu siapakah mereka gerangan.  Olala... ternyata mereka adalah team internal audit perusahan tersebut.

Dari cerita-cerita unit marketing farmasi tersebut sepertinya tampak sibuk, tegang dan "dingin" mengenai kedatangan tamu "Upin dan Ipin". Namun ada juga yang santai dan tenang, bahkan ada yang berkelakar dengan berkomentar " bakal perbaikan gizi nich "..  

Bagi yang tampak tegang mereka berkomentar bahwa biasanya si " Upin dan Ipin " akan bergerak secara silent dan langsung membuka "front" tanpa konfirmasi tentang behind stories atas temuan di lapangan yang terjadi. 

Dan bagi yang santai mereka malah senang sekali karena mereka beranggapan akan ada temuan baru yang membawa kepada perbaikan yang lebih baik lagi.

Dari peristiwa di atas, saya mencoba mencari lebih banyak informasi tentang fungsi dan tugas "Upin dan Ipin" dari berbagai sumber dan inilah liputannya.

Kita tahu bahwa persaingan dalam dunia bisnis sangat ketat. Konsumen memiliki pilihan produk yang amat beragam, sehingga tiap perusahaan akan berusaha menarik awareness mereka, mencoba produk dan menjadikan mereka customer yang loyal. Situasi ini menyebabkan mau tidak mau setiap perusahaan harus menjadikan marketing menjadi “panglima” atau  sebagai lokomotif untuk menarik gerbong-gerbong fungsi perusahaan yang lain. Jika pemasaran tidak berhasil, perusahaan secara keseluruhan akan mengalami kesulitan.

Pada dasarnya perusahaan adalah organisasi yang terdiri dari manusia dengan berbagai macam karakter yang bekerja bersama-sama, sesuai dengan fungsi dan kedudukannya masing-masing, dengan tujuan yang sama.

Tujuan perusahaan adalah memaksimalkan profit untuk kepentingan pemegang saham. Namun begitu, untuk mengelola sebuah perusahaan bukanlah pekerjaan sederhana, apalagi perusahaan publik yang selalu dituntut terbuka atau transparan.

Team Internal Audit

Kompleksitas dalam organisasi perusahaan tergantung pada besar kecilnya perusahaan. Semakin banyak manusia yang bekerja di dalamnya semakin kompleks organisasi perusahaan, dan semakin tinggi tingkat kesulitan dalam melakukan pengawasan atau kontrol untuk memastikan bahwa setiap unit atau divisi sudah bekerja sesuai dengan fungsinya masing-masing. Semakin kecil jumlah orang yang bekerja semakin mudah dalam melakukan kontrol.

Dari sini bisa disimpulkan bahwa setiap organisasi perusahaan menyimpan risiko bahwa setiap bagian, unit atau divisi bisa melakukan penyimpangan dalam menjalankan tugas dan fungsi masing-masing. Kadar penyimpangan itu bisa bervariasi mulai dari yang ringan, sedang hingga yang berat.

Menyadari hal itu maka, untuk mengurangi risiko penyimpangan yang terjadi dan dilakukan oleh orang dalam perusahaan maka dibutuhkan adanya satu unit kerja khusus yang bertugas melakukan fungsi kontrol atau audit.

Fungsi ini kemudian dikenal dengan istilah internal audit. Unit ini terpisah sama sekali dengan divisi operasional perusahaan. Ada tembok pembatas yang tegas yang memisahkan fungsi internal audit dengan fungsi operasional perusahaan.

Peran dan fungsi internal audit ini tidak bisa dianggap remeh. Ia sangat membantu manajemen dalam menjaga efektifitas jalannya roda organisasi perusahaan. Ia bisa melaporkan temuan-temuan di lapangan langsung kepada Direktur Utama dan memberikan rekomendasi solusi.

Internal audit didefinisikan sebagai suatu kegiatan pemberian keyakinan (assurance) dan konsultasi yang bersifat independen dan obyektif, dengan tujuan untuk meningkatkan nilai dan memperbaiki operasional perusahaan, melalui pendekatan yang sistematis, dengan cara mengevaluasi dan meningkatkan efektifitas manajemen risiko, pengendalian dan proses tata kelola perusahaan.

Adapun tugas dan tanggung jawab internal audit antara lain:
• Menyusun dan melaksanakan rencana internal audit tahunan;
• Menguji dan mengevaluasi pelaksanaan pengendalian interen dan sistem manajemen risiko sesuai dengan kebijakan perusahaan;
• Melakukan pemeriksaan dan penilaian atas efisiensi dan efektivitas di bidang keuangan, akuntansi, operasional, sumber daya manusia, pemasaran, teknologi informasi dan kegiatan lainnya;
• Memberikan saran perbaikan dan informasi yang obyektif tentang kegiatan yang diperiksa pada semua tingkat manajemen;
• Membuat laporan hasil audit dan menyampaikan laporan tersebut ke Direktur Utama dan Dewan Komisaris;
• Memantau, menganalisis dan melaporkan pelaksanaan tindak lanjut perbaikan yang telah disarankan;
• Menyusun program untuk mengevaluasi mutu kegiatan internal audit yang dilakukannya; dan
• Melakukan pemeriksaan khusus apabila diperlukan.

Dalam rangka melaksanakan tugasnya itu, unit internal audit memiliki wewenang untuk mengakses seluruh informasi yang relevan tentang perusahaan. Bahkan unit ini bisa berkomunikasi langsung dengan Direksi maupun Dewan komisaris.

Dengan fungsinya yang amat strategis itu semestinya bisa mengurangi risiko perusahaan terhadap kemungkinan terjadinya penyelewengan ataupun penyalahgunaan asset perusahaan. Efektifitas internal audit sejogyanya mampu meningkatkan performance perusahaan karena seluruh unit kerja di perusahaan akan berjalan sebagaimana mestinya.

Jadi, bila " Upin dan Ipin" datang, meraka adalah partner dan salah satu problem solver dalam aktifitas marketing di perusahaan jenis apapun.

 "Upin dan Ipin datang..., siapa takut..."